برای سهولت در کار با تعداد زیادی از داده ها در جداول ، همیشه باید آنها را بر اساس یک معیار خاص سفارش داد. علاوه بر این ، برای تحقق اهداف خاص ، گاهی اوقات کل آرایه داده ها مورد نیاز نیست ، بلکه فقط ردیف های فردی است. بنابراین ، برای اینکه در حجم عظیمی از اطلاعات دچار سردرگمی نشویم ، یک راه حل منطقی سازماندهی داده ها و فیلتر کردن آن از سایر نتایج است. بیایید نحوه مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها در Microsoft Excel را دریابیم.
مرتب سازی آسان داده ها
مرتب سازی یکی از راحت ترین ابزارها هنگام کار در Microsoft Excel است. با استفاده از آن ، می توانید ردیف های جدول را به ترتیب حروف الفبا ، مطابق داده های موجود در سلول های ستون ترتیب دهید.
مرتب سازی داده ها در Microsoft Excel می تواند با استفاده از دکمه "مرتب سازی و فیلتر" انجام شود ، که در تب "صفحه اصلی" در روبان در نوار ابزار "ویرایش" قرار دارد. اما ، ابتدا ، ما باید روی هر سلول از ستون که می خواهیم مرتب کنیم ، کلیک کنیم.
به عنوان مثال ، در جدول زیر ، باید کارمندان را به ترتیب بر اساس حروف الفبا مرتب کنید. ما وارد هر سلول از ستون "نام" می شویم و بر روی دکمه "مرتب سازی و فیلتر" کلیک می کنیم. برای مرتب کردن اسامی به صورت حروف الفبا ، از لیستی که ظاهر می شود ، "مرتب سازی از A تا Z" را انتخاب کنید.
همانطور که مشاهده می کنید ، تمام داده های موجود در جدول ، مطابق لیست الفبایی اسامی قرار داده می شوند.
برای مرتب سازی بر اساس ترتیب معکوس ، در همان فهرست ، دکمه مرتب سازی از Z به A را انتخاب کنید. "
لیست به ترتیب معکوس تنظیم می شود.
لازم به ذکر است که این نوع مرتب سازی فقط با یک قالب داده متنی نشان داده شده است. به عنوان مثال ، در قالب عددی ، مرتب سازی "از حداقل به حداکثر" (و برعکس) ، و برای قالب تاریخ ، "از قدیمی به جدید" (و بالعکس).
مرتب سازی سفارشی
اما ، همانطور که مشاهده می کنید ، با انواع مرتب سازی مرتب شده بر اساس یک مقدار ، داده های حاوی نام همان شخص در یک محدوده به ترتیب دلخواه مرتب می شوند.
اما اگر بخواهیم اسامی را با حروف الفبا مرتب کنیم ، چه می شود ، اما به عنوان مثال ، اگر نام مطابقت دارد ، مطمئن شوید که داده ها براساس تاریخ مرتب شده اند؟ برای این کار و همچنین استفاده از برخی ویژگی های دیگر ، همه در همان منوی "مرتب سازی و فیلتر" ، باید به آیتم "Sorting Sorting ..." برویم.
پس از آن ، پنجره تنظیمات مرتب سازی باز می شود. اگر جدول شما دارای هدر است ، لطفاً توجه داشته باشید که در این پنجره باید یک علامت تیک کنار گزینه "داده های من حاوی هدر" باشد.
در قسمت "ستون" ، نام ستونی را که توسط آن مرتب سازی انجام خواهد شد ، مشخص کنید. در مورد ما ، این ستون "نام" است. قسمت "مرتب سازی" نشان می دهد که نوع محتوا مرتب می شود. چهار گزینه وجود دارد:
- مقادیر؛
- رنگ سلول؛
- رنگ قلم؛
- نماد سلول
اما در اکثر موارد ، از آیتم "ارزشها" استفاده می شود. بصورت پیش فرض تنظیم شده است. در مورد ما نیز از این مورد خاص استفاده خواهیم کرد.
در ستون "سفارش" باید نشان دهیم که داده ها در چه ترتیب مرتب می شوند: "از A تا Z" یا برعکس. مقدار "از A تا Z" را انتخاب کنید.
بنابراین ، مرتب سازی بر اساس یکی از ستون ها را تنظیم کردیم. برای پیکربندی مرتب سازی بر اساس ستون دیگر ، بر روی دکمه "اضافه کردن سطح" کلیک کنید.
مجموعه دیگری از فیلدها ظاهر می شود ، که باید در حال حاضر برای مرتب سازی بر اساس ستون دیگری پر شود. در مورد ما ، توسط ستون "تاریخ". از آنجا که قالب تاریخ در این سلولها تنظیم شده است ، در قسمت "ترتیب" مقادیر "از A تا Z" را قرار نمی دهیم ، بلکه "از قدیمی به جدید" یا "از جدید به قدیمی" را تنظیم نمی کنیم.
به همین ترتیب ، در این پنجره می توانید در صورت لزوم مرتب سازی بر اساس ستون های دیگر به ترتیب اولویت بندی کنید. پس از اتمام تمام تنظیمات ، بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که مشاهده می کنید ، اکنون در جدول ما همه داده ها ، اول از همه ، با نام کارمندان و سپس با تاریخ پرداخت طبقه بندی شده اند.
اما ، این همه امکان مرتب سازی سفارشی نیست. در صورت تمایل ، در این پنجره می توانید مرتب سازی مرتب سازی بر اساس ستون ها بلکه ردیف ها انجام ندهید. برای این کار بر روی دکمه "گزینه ها" کلیک کنید.
در پنجره گزینه های مرتب سازی که باز می شود ، سوئیچ را از موقعیت "Range Lines" به سمت "Range Columns" منتقل کنید. بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
اکنون ، به قیاس با مثال قبلی ، می توانید داده ها را برای مرتب سازی وارد کنید. داده ها را وارد کنید ، و بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که مشاهده می کنید ، پس از آن ستون ها مطابق پارامترهای وارد شده تعویض می شوند.
البته برای جدول ما ، به عنوان نمونه ، استفاده از مرتب سازی با تغییر محل ستون ها به خصوص مفید نیست ، اما برای برخی از جداول دیگر این نوع مرتب سازی می تواند بسیار مناسب باشد.
فیلتر
علاوه بر این ، مایکروسافت اکسل یک عملکرد فیلتر داده دارد. این امکان را به شما می دهد تا فقط داده هایی را که لازم می دانید قابل مشاهده و از بین ببرید و بقیه را مخفی کنید. در صورت لزوم ، داده های پنهان همیشه می توانند به حالت قابل مشاهده برگردانند.
برای استفاده از این عملکرد ، روی هر سلول در جدول ایستاده ایم (و ترجیحاً در هدر) ، دوباره بر روی دکمه "مرتب سازی و فیلتر" در نوار ابزار "ویرایش" کلیک کنید. اما ، این بار ، آیتم "Filter" را در منوی ظاهر شده انتخاب کنید. همچنین می توانید به جای این اقدامات ، کلید ترکیبی Ctrl + Shift + L را فشار دهید.
همانطور که مشاهده می کنید ، در سلول های دارای نام همه ستون ها ، نمادی به شکل مربع ظاهر شده است که در آن مثلث رو به بالا به سمت پایین نوشته شده است.
ما در این ستون روی این نماد کلیک می کنیم که طبق آن می خواهیم فیلتر کنیم. در مورد ما ، تصمیم گرفتیم که با نام خود فیلتر کنیم. به عنوان مثال ، ما باید داده ها را فقط برای کارمند نیکولاف واگذار کنیم. بنابراین ، نام همه کارمندان دیگر را بردارید.
پس از اتمام مراحل ، روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که مشاهده می کنید ، فقط ردیف هایی با نام کارمند نیکولاف در جدول باقی مانده است.
بیایید کار را پیچیده کنیم و فقط داده هایی را که مربوط به نیکولاف برای سه ماهه سوم سال 2016 است ، در جدول بگذارید. برای این کار بر روی نماد سلول "Date" کلیک کنید. در لیستی که باز می شود ، ماه های «ماه مه» ، «ژوئن» و «اکتبر» را بردارید ، زیرا آنها به ربع سوم تعلق ندارند و بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که می بینیم ، فقط داده های مورد نیاز ما باقی می ماند.
به منظور حذف فیلتر توسط یک ستون خاص و نمایش داده های پنهان ، دوباره با کلیک بر روی آیکون واقع در سلول با عنوان این ستون کلیک کنید. در منوی باز شده ، روی مورد "حذف فیلتر از ..." کلیک کنید.
اگر می خواهید فیلتر را به طور کلی با توجه به جدول تنظیم مجدد کنید ، باید بر روی دکمه "مرتب سازی و فیلتر" روی نوار کلیک کنید و "پاک کردن" را انتخاب کنید.
اگر لازم است که فیلتر را به طور کامل حذف کنید ، همانطور که آن را اجرا می کنید ، در همان منو باید مورد "Filter" را انتخاب کنید ، یا میانبر صفحه کلید Ctrl + Shift + L را تایپ کنید.
علاوه بر این ، لازم به ذکر است که بعد از اینکه عملکرد "Filter" را فعال کردیم ، هنگامی که روی نماد مربوطه در سلولهای header Table کلیک می کنید ، عملکردهای مرتب سازی که در بالا درباره آنها صحبت کردیم در فهرست موجود می باشد: "مرتب سازی از A تا Z" ، مرتب سازی از Z به A ، و مرتب سازی بر اساس رنگ.
درس: نحوه استفاده از فیلتر خودکار در Microsoft Excel
میز هوشمند
مرتب سازی و فیلتر نیز می تواند با تبدیل ناحیه داده ای که با آن کار می کنید به یک جدول به اصطلاح هوشمند فعال شود.
برای ایجاد یک میز هوشمند دو روش وجود دارد. برای استفاده از اولین آنها ، کل منطقه جدول را انتخاب کنید و با قرار گرفتن در تب "صفحه اصلی" ، بر روی دکمه روی نوار "فرمت به عنوان جدول" کلیک کنید. این دکمه در بلوک ابزار "Styles" قرار دارد.
در مرحله بعد یکی از استایل های مورد نظر خود را در لیستی که باز می شود انتخاب کنید. انتخاب بر عملکرد جدول تأثیر نمی گذارد.
پس از آن یک کادر گفتگو باز می شود که در آن می توانید مختصات جدول را تغییر دهید. اما ، اگر قبلاً آن منطقه را به درستی انتخاب کرده بودید ، پس هیچ کار دیگری نباید انجام شود. نکته اصلی این است که توجه داشته باشید که در کنار پارامتر "جدول با هدر" یک علامت چک وجود دارد. بعد ، فقط بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
اگر تصمیم دارید از روش دوم استفاده کنید ، پس باید کل منطقه جدول را نیز انتخاب کنید ، اما این بار به برگه "درج" بروید. از اینجا ، روی روبان در جعبه ابزار Tables ، روی دکمه Table کلیک کنید.
پس از آن ، مانند آخرین بار ، پنجره ای باز می شود که می توانید مختصات جدول را تنظیم کنید. بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
صرف نظر از چگونگی استفاده از آن هنگام ایجاد "جدول هوشمند" ، به جدول در سلولهای هدر خواهید رسید که نمادهای فیلتر شرح فوق در حال حاضر نصب خواهند شد.
وقتی روی این آیکون کلیک می کنید ، تمام عملکردهای یکسان در هنگام شروع فیلتر به روش استاندارد از طریق دکمه "مرتب سازی و فیلتر" در دسترس خواهند بود.
درس: نحوه ایجاد جدول در Microsoft Excel
همانطور که مشاهده می کنید ، ابزارهای مرتب سازی و فیلتر در صورت استفاده صحیح می توانند کاربران را برای کار با جداول بسیار تسهیل کنند. اگر یک مجموعه داده بسیار بزرگ در جدول ثبت شود ، مسئله استفاده از آنها به ویژه اهمیت می یابد.
