ایجاد لیست های کشویی نه تنها در هنگام انتخاب گزینه در فرایند پر کردن جداول باعث صرفه جویی در وقت می شود بلکه از وارد کردن اشتباه داده های نادرست نیز محافظت می کند. این یک ابزار بسیار مناسب و کاربردی است. بیایید نحوه فعال سازی آن در اکسل و نحوه استفاده از آن را بیاموزیم و همچنین برخی از تفاوتهای ظریف دیگر در برخورد با آن را پیدا خواهیم کرد.
با استفاده از لیست های Dropdown
کشویی یا همانطور که می گویند ، لیست های کشویی بیشتر در جداول استفاده می شوند. با کمک آنها می توانید محدوده مقادیر وارد شده به آرایه جدول را محدود کنید. آنها به شما امکان می دهند که فقط یک لیست از پیش آماده شده ، مقادیر را وارد کنید. این کار همزمان سرعت وارد کردن داده را سرعت می بخشد و در برابر خطاها محافظت می کند.
روش ایجاد
اول از همه ، بیایید نحوه ایجاد لیست کشویی را بفهمیم. ساده ترین راه برای انجام این کار با ابزاری به نام است تأیید اطلاعات.
- ستون جدول آرایه را انتخاب کنید ، در سلول هایی که قرار است یک لیست کشویی را قرار دهید. به برگه بروید "داده" و روی دکمه کلیک کنید تأیید اطلاعات. در یک نوار در یک بلوک بومی سازی می شود. "کار با داده ها".
- پنجره ابزار شروع می شود مقادیر را بررسی کنید. به بخش بروید "گزینه ها". در منطقه "نوع داده" از لیست ، گزینه را انتخاب کنید لیست. پس از آن ما به سمت میدان حرکت می کنیم "منبع". در اینجا باید گروه اقلام در نظر گرفته شده برای استفاده در لیست را مشخص کنید. این اسامی را می توان به صورت دستی وارد کرد ، یا در صورتی که قبلاً در یک اسناد اکسل در جای دیگری قرار گرفته باشید می توانید به آنها پیوند دهید.
اگر ورودی دستی انتخاب شده باشد ، لازم است که هر مورد لیست از طریق یک نقطه جمع در منطقه وارد شود (;).
اگر می خواهید داده ها را از یک مجموعه جدول موجود بکشید ، باید به برگه ای که در آن قرار دارد بروید (اگر در دیگری قرار دارد) ، مکان نما را در منطقه قرار دهید. "منبع" پنجره اعتبارسنجی داده ها ، و سپس مجموعه سلولهایی را که لیست در آن قرار دارد انتخاب کنید. مهم است كه هر سلول جداگانه دارای یك لیست جداگانه باشد. پس از آن باید مختصات محدوده مشخص شده در منطقه نمایش داده شود "منبع".
گزینه دیگر برای برقراری ارتباط اختصاص یک آرایه با لیست اسامی است. دامنه ای که مقادیر داده در آن نشان داده شده است را انتخاب کنید. در سمت چپ نوار فرمول فضای نام وجود دارد. به طور پیش فرض ، وقتی دامنه ای را انتخاب می کنید ، مختصات اولین سلول انتخاب شده را نشان می دهد. برای اهداف خود ، ما فقط نام را در آنجا وارد می کنیم ، که آن را مناسب تر می دانیم. الزامات اصلی نام این است که در کتاب منحصر به فرد است ، هیچ فضایی ندارد و باید با یک حرف شروع شود. اکنون دقیقاً با این نام محدوده مشخص شده است.
اکنون در پنجره اعتبارسنجی داده ها در منطقه قرار بگیرید "منبع" باید شخصیت را تنظیم کنید "="و سپس بلافاصله پس از آن ، نامی را که ما به دامنه اختصاص داده ایم وارد کنید. این برنامه بلافاصله رابطه بین نام و آرایه را مشخص می کند و لیستی را که در آن قرار دارد ، جمع می کند.
اما در صورت تبدیل آن به جدول "هوشمند" ، استفاده از این لیست بسیار کارآمدتر است. در چنین جدول ، تغییر مقادیر ساده تر خواهد بود ، در نتیجه بطور خودکار موارد لیست تغییر می یابد. بنابراین ، این محدوده در واقع به یک جدول جستجو تبدیل می شود.
برای تبدیل دامنه به جدول "هوشمند" ، آن را انتخاب کرده و به برگه بروید "خانه". روی دکمه آنجا کلیک کنید. "قالب به عنوان جدول"واقع در نوار بلوک سبک ها. گروه بزرگی از سبک ها باز می شود. انتخاب یک سبک خاص تاثیری در عملکرد جدول ندارد و بنابراین ما هرکدام از آنها را انتخاب می کنیم.
پس از آن ، یک پنجره کوچک باز می شود که حاوی آدرس آرایه انتخاب شده است. اگر انتخاب به درستی انجام شده باشد ، دیگر نیازی به تغییر نیست. از آنجا که دامنه ما هیچ عنوان ندارد ، بنابراین مورد جدول سرفصل نباید تیک بزند. اگرچه به طور خاص در مورد شما ، شاید این عنوان اعمال شود. بنابراین ما فقط باید روی دکمه کلیک کنیم "خوب".
پس از آن ، دامنه به صورت جدول فرمت خواهد شد. اگر آن را انتخاب کنید ، می توانید در قسمت name مشاهده کنید که نام به طور خودکار به آن اختصاص داده شده است. این نام را می توان برای وارد کردن در منطقه استفاده کرد. "منبع" در پنجره تأیید داده ها مطابق الگوریتم توضیح داده شده در بالا. اما اگر می خواهید از نام دیگری استفاده کنید ، می توانید آن را به سادگی با تایپ کردن در فضای نام جایگزین کنید.
اگر لیست در یک کتاب دیگر قرار داده شده است ، پس از آن برای انعکاس صحیح آن ، باید از عملکرد استفاده کنید هند. اپراتور مشخص شده برای ایجاد پیوندهای "کاملاً مطلق" به عناصر ورق در فرم. در واقع ، در این حالت ، رویه تقریباً دقیقاً مشابه با مواردی که قبلاً توضیح داده شده بود ، فقط در منطقه انجام خواهد شد "منبع" بعد از نماد "=" باید نام اپراتور مشخص شود - "هند". پس از آن ، آدرس دامنه ، از جمله نام کتاب و برگه ، باید در براکت ها به عنوان استدلال برای این عملکرد مشخص شود. در واقع ، همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است.
- بر این اساس ، ما می توانیم با کلیک کردن بر روی دکمه ، مراحل را تمام کنیم "خوب" در پنجره تأیید داده ، اما در صورت تمایل می توانید فرم را بهبود بخشید. به بخش بروید "پیام برای ورود" پنجره تأیید داده اینجا در منطقه "پیام" می توانید متن را با استفاده از مرورگر روی یک آیتم صفحه با یک لیست کشویی ، متن را بنویسید. ما پیامی را که ضروری بدانیم می نویسیم.
- بعد به بخش منتقل می شویم "پیام خطا". اینجا در منطقه "پیام" می توانید متنی را که کاربر هنگام تلاش برای وارد کردن داده های نادرست ، یعنی هر داده ای که در لیست کشویی نیست ، مشاهده کند. در منطقه "نمایش" می توانید نمادی را همراه با اخطار انتخاب کنید. متن پیام را وارد کنید و کلیک کنید "خوب".
درس: نحوه ساخت لیست کشویی در اکسل
عملیات
حال بیایید نحوه کار با ابزاری را که در بالا ایجاد کردیم بفهمیم.
- اگر مکان نما را بر روی هر عنصری از برگه ای که لیست کشویی برای آن اعمال شده است قرار دهیم ، می خواهیم پیام اطلاعاتی را که قبلاً وارد آن شده ایم در پنجره تأیید اطلاعات مشاهده خواهیم کرد. علاوه بر این ، یک نماد مثلث در سمت راست سلول ظاهر می شود. این اوست که برای دسترسی به گزینه انتخاب موارد لیست خدمت می کند. روی این مثلث کلیک کنید
- پس از کلیک بر روی آن ، منویی از اشیاء لیست باز می شود. این شامل تمام عناصری است که قبلاً از طریق پنجره اعتبار سنجی داده ها وارد شده بودند. ما گزینه ای را که لازم بدانیم انتخاب می کنیم.
- گزینه انتخاب شده در سلول نمایش داده می شود.
- اگر سعی کنیم مقداری را که در لیست موجود نیست وارد سلول کنیم ، این عمل مسدود می شود. در عین حال ، اگر یک پیام اخطار در پنجره تأیید داده وارد کرده اید ، در صفحه نمایش داده می شود. در پنجره اخطار باید روی دکمه کلیک کنید لغو و از تلاش بعدی برای وارد کردن داده های صحیح
در این روش ، در صورت لزوم ، کل جدول را پر کنید.
افزودن یک مورد جدید
اما اگر هنوز نیاز به افزودن عنصر جدید دارید ، چه می شود؟ اقدامات در اینجا به این بستگی دارد که دقیقاً چگونه لیست را در پنجره تأیید داده ها تشکیل داده اید: به صورت دستی وارد شده یا از یک جدول جدا شده است.
- اگر داده های تشکیل لیست از آرایه جدول کشیده شده است ، سپس به آن بروید. سلول دامنه را انتخاب کنید. اگر این یک جدول "هوشمند" نیست ، بلکه یک دامنه داده ساده است ، باید یک ردیف را در وسط آرایه قرار دهید. اگر از جدول "هوشمند" استفاده می کنید ، در این حالت کافی است مقدار مورد نیاز را در ردیف اول زیر آن وارد کنید و این سطر بلافاصله در مجموعه جدول قرار می گیرد. این دقیقاً مزیت جدول "هوشمند" است که در بالا به آن اشاره کردیم.
اما فرض کنید ما با یک مورد پیچیده تر با استفاده از محدوده معمول سر و کار داریم. بنابراین ، سلول را در وسط آرایه مشخص شده انتخاب کنید. یعنی بالاتر از این سلول و زیر آن باید خطوط آرایه بیشتری وجود داشته باشد. ما با دکمه سمت راست ماوس روی قطعه مشخص شده کلیک می کنیم. در منو ، گزینه را انتخاب کنید "چسباندن ...".
- پنجره ای باز می شود که در آن باید شیء درج انتخاب شود. گزینه ای را انتخاب کنید "خط" و روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- بنابراین یک خط خالی اضافه می شود.
- ما مقداری را که می خواهیم در لیست کشویی نمایش داده شود در آن وارد می کنیم.
- پس از آن ، ما به آرایه جدول که لیست کشویی در آن قرار دارد ، باز می گردیم. با کلیک بر روی مثلث در سمت راست هر سلول در آرایه ، می بینیم که مقدار مورد نیاز ما به عناصر لیست موجود اضافه شده است. حال در صورت تمایل می توانید آن را انتخاب کنید تا در عنصر جدول وارد شود.
اما اگر لیست مقادیر از جدول جداگانه کشیده نشود ، اما به صورت دستی وارد شده اید ، چه می شود؟ برای افزودن عنصر در این حالت ، الگوریتم اقدامات خاص خود را نیز دارد.
- کل محدوده جدول را انتخاب کنید ، در عناصری که یک لیست کشویی در آن قرار داده شده است. برو به برگه "داده" و دوباره روی دکمه کلیک کنید تأیید اطلاعات در گروه "کار با داده ها".
- پنجره اعتبار سنجی ورودی شروع می شود. به بخش منتقل می شویم "گزینه ها". همانطور که مشاهده می کنید ، تمام تنظیمات در اینجا دقیقاً مطابق با قبل از تنظیم آنهاست. در این صورت ما به منطقه علاقه مند خواهیم شد "منبع". آنجا را به لیستی اضافه کنید که دارای یک جمع رنگ است (;) مقدار یا مقادیری که می خواهیم در لیست کشویی مشاهده کنیم. پس از افزودن ، روی آن کلیک کنید "خوب".
- حال اگر لیست کشویی را در آرایه جدول باز کنیم ، مقدار اضافه شده را در آنجا مشاهده خواهیم کرد.
حذف مورد
مورد لیست با استفاده از الگوریتم دقیقاً همان عنوان حذف می شود.
- اگر داده ها از آرایه جدول کشیده شده اند ، به این جدول بروید و روی سلولی که مقدار حذف شده در آن قرار دارد ، کلیک راست کنید. در فهرست زمینه ، گزینه را روی گزینه متوقف کنید "حذف ...".
- پنجره ای برای حذف سلول ها باز می شود که تقریباً مشابه با چیزی است که هنگام اضافه کردن آنها دیدیم. سپس سوئیچ را دوباره به موقعیت خود تنظیم کنید "خط" و کلیک کنید "خوب".
- ردیف از آرایه جدول ، همانطور که می بینیم حذف شده است.
- حالا ما به جدول که سلولهای دارای لیست کشویی در آن قرار دارند برمی گردیم. روی مثلث در سمت راست هر سلول کلیک کنید. در لیست کشویی می بینیم که مورد حذف شده گم شده است.
اگر مقادیر به صورت دستی به پنجره تأیید داده اضافه شوند و از جدول اضافی استفاده نکنند چه باید کرد؟
- محدوده جدول را با یک لیست کشویی انتخاب کنید و برای بررسی مقادیر ، مانند قبل از این ، به پنجره بروید. در پنجره مشخص شده ، به بخش بروید "گزینه ها". در منطقه "منبع" مقداری را که می خواهید با مکان نما حذف کنید انتخاب کنید. سپس بر روی دکمه کلیک کنید حذف کنید روی صفحه کلید
- بعد از حذف مورد ، روی آن کلیک کنید "خوب". اکنون دقیقاً مانند نسخه قبلی جدول در لیست کشویی قرار نخواهد گرفت.
حذف کامل
در عین حال ، موقعیت هایی وجود دارد که لیست کشویی باید کاملاً حذف شود. اگر برای شما مهم نیست که اطلاعات وارد شده ذخیره می شوند ، حذف بسیار ساده است.
- کل آرایه ای را که لیست کشویی در آن قرار دارد ، انتخاب کنید. به برگه بروید "خانه". روی نماد کلیک کنید "پاک"، که بر روی نوار در بلوک قرار می گیرد "ویرایش". در منوی باز شده ، موقعیت را انتخاب کنید "پاک کردن همه".
- با انتخاب این عمل ، تمام مقادیر در عناصر انتخابی برگه حذف می شوند ، قالب بندی پاک می شود و علاوه بر این ، هدف اصلی کار محقق می شود: لیست کشویی حذف می شود و اکنون می توانید هر مقداری را به صورت دستی وارد سلول ها کنید.
علاوه بر این ، اگر کاربر نیازی به ذخیره اطلاعات وارد شده نداشته باشد ، گزینه دیگری برای حذف لیست کشویی وجود دارد.
- دامنه سلولهای خالی را انتخاب کنید ، که معادل دامنه عناصر آرایه با یک لیست کشویی است. به برگه بروید "خانه" و در آنجا روی نماد کلیک می کنیم کپی کنید، که بر روی نوار در منطقه بومی سازی شده است کلیپ بورد.
همچنین به جای این عمل می توانید بر روی قطعه تعیین شده با دکمه سمت راست ماوس کلیک کرده و در گزینه متوقف شوید کپی کنید.
استفاده از دکمه بلافاصله حتی ساده تر است Ctrl + C.
- پس از آن قطعه آرایه جدول را که عناصر کشویی در آن قرار دارد ، انتخاب کنید. روی دکمه کلیک کنید چسباندنروی نوار در برگه محلی شده است "خانه" در بخش کلیپ بورد.
گزینه دوم این است که بر روی انتخاب راست کلیک کرده و گزینه را متوقف کنید چسباندن در گروه درج گزینه ها.
در آخر ، می توان سلول های مورد نظر را به سادگی انتخاب کرد و ترکیبی از دکمه ها را تایپ کرد Ctrl + V.
- برای هر یک از اقدامات فوق ، یک قطعه کاملاً تمیز به جای سلول های حاوی مقادیر و لیست های کشویی وارد می شود.
در صورت تمایل ، به همان روش می توانید نه یک محدوده خالی ، بلکه یک قطعه کپی شده با داده ها را بچسبانید. اشکال لیست های کشویی دقیقاً این است که شما نمی توانید داده هایی را که در لیست نیستند بصورت دستی وارد کنید ، اما می توانید آنها را کپی و جایگذاری کنید. با این حال ، تأیید داده ها مؤثر نیست. علاوه بر این ، همانطور که فهمیدیم ، ساختار فهرست کشویی از بین می رود.
اغلب ، شما هنوز هم باید لیست کشویی را حذف کنید ، اما در عین حال مقادیری را که با استفاده از آن وارد شده اید ، و قالب بندی را ترک کنید. در این حالت باید اقدامات صحیح تری برای حذف ابزار پر شده مشخص شده انجام شود.
- کل قطعه ای را که عناصر دارای لیست کشویی در آن قرار گرفته اند ، انتخاب کنید. به برگه بروید "داده" و بر روی آیکون کلیک کنید تأیید اطلاعات، که ، همانطور که به یاد می آوریم ، در گروه روی نوار قرار می گیرد "کار با داده ها".
- پنجره برای بررسی داده های ورودی برای ما آشنا است. در هر بخش از ابزار مشخص شده ، باید تنها عمل را انجام دهیم - بر روی دکمه کلیک کنید "پاک کردن همه". در گوشه سمت چپ پایین پنجره قرار دارد.
- پس از آن می توان پنجره تأیید داده را با کلیک کردن بر روی دکمه بستن استاندارد در گوشه سمت راست بالای آن به شکل صلیب یا دکمه بسته کرد. "خوب" در پایین پنجره
- سپس هرکدام از سلولهایی را که لیست کشویی زودتر در آن قرار گرفته بود ، انتخاب کنید. همانطور که می بینید ، اکنون هنگام انتخاب یک عنصر هیچ اشاره ای وجود ندارد و مثلثی برای تماس با لیست در سمت راست سلول وجود ندارد. اما در همان زمان قالب بندی دست نخورده باقی ماند و همه مقادیر قبلاً با استفاده از لیست وارد شدند. این بدان معنی است که ما کار را با موفقیت مقابله کردیم: ابزاری که دیگر نیازی به آن نداریم حذف شده است ، اما نتایج کار آن دست نخورده باقی مانده است.
همانطور که مشاهده می کنید لیست کشویی می تواند ورود داده ها به جداول را بسیار تسهیل کند و همچنین از ورود مقادیر نادرست جلوگیری کند. با این کار تعداد خطاها هنگام پر کردن جداول کاهش می یابد. در صورت نیاز به افزودن هر مقدار ، باید همیشه مراحل ویرایش را انجام دهید. گزینه ویرایش به نحوه ایجاد آن بستگی دارد. بعد از پر کردن جدول می توانید لیست کشویی را حذف کنید ، اگرچه این کار ضروری نیست. اکثر کاربران ترجیح می دهند حتی پس از انجام کار برای پر کردن جدول با داده ، آن را ترک کنند.
