مجموعه مایکروسافت آفیس برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی و همکاری با آنها - دسترسی - برنامه ویژه ای دارد. با این حال ، بسیاری از کاربران ترجیح می دهند برای این اهداف از یک اپلیکیشن آشناتر استفاده کنند - اکسل. لازم به ذکر است که این برنامه کلیه ابزارهای لازم برای ایجاد بانک اطلاعاتی کامل (DB) را دارد. بیایید دریابیم که چگونه این کار را انجام دهیم.
فرآیند ایجاد
بانک اطلاعاتی اکسل مجموعه ای از اطلاعات است که در ستون ها و ردیف های یک صفحه توزیع می شود.
طبق اصطلاحات ویژه ، ردیف های پایگاه داده نامگذاری شده اند "سوابق". هر ورودی شامل اطلاعات مربوط به یک شیء خاص است.
ستون ها نامیده می شوند "زمینه". هر قسمت شامل یک پارامتر جداگانه برای همه سوابق است.
یعنی چارچوب هر بانک اطلاعاتی در اکسل یک جدول معمولی است.
ایجاد جدول
بنابراین ، اول از همه ، ما نیاز به ایجاد یک جدول داریم.
- ما وارد عنوان های فیلدها (ستون ها) از پایگاه داده می شویم.
- نام سوابق (ردیف) پایگاه داده را پر کنید.
- ما برای پر کردن پایگاه داده اقدام می کنیم.
- پس از پر کردن بانک اطلاعاتی ، اطلاعات موجود در آن را به اختیار خود قالب بندی می کنیم (قلم ، مرزها ، پر کردن ، انتخاب ، مکان متن نسبت به سلول و غیره).
این کار ایجاد چارچوب بانک اطلاعاتی را تکمیل می کند.
درس: چگونه می توان در اکسل جدول درست کرد
اختصاص ویژگی های بانک اطلاعاتی
برای اینکه اکسل نه تنها به عنوان طیف وسیعی از سلول ، بلکه به عنوان بانک اطلاعاتی ، جدول را درک کند ، باید ویژگی های مناسبی را به آنها اختصاص داد.
- برو به برگه "داده".
- طیف وسیعی از جدول را انتخاب کنید. کلیک راست کنید در فهرست زمینه ، روی دکمه کلیک کنید "اسم بگذار ...".
- در نمودار "نام" نامی را که می خواهیم پایگاه داده نامگذاری کنیم ، مشخص کنید. پیش شرط این است که نام باید با یک حرف شروع شود و فضایی نباید وجود داشته باشد. در نمودار "محدوده" می توانید آدرس منطقه جدول را تغییر دهید ، اما اگر آن را به درستی انتخاب کنید ، دیگر نیازی به تغییر چیزی در اینجا نیست. می توانید یک یادداشت را به صورت اختیاری در یک قسمت جداگانه مشخص کنید ، اما این پارامتر اختیاری است. بعد از ایجاد همه تغییرات ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- روی دکمه کلیک کنید ذخیره کنید در قسمت بالای پنجره یا میانبر صفحه کلید را تایپ کنید Ctrl + Sبه منظور ذخیره بانک اطلاعاتی در هارد دیسک یا رسانه قابل جابجایی متصل به رایانه شخصی.
می توان گفت که پس از آن ما در حال حاضر یک بانک اطلاعاتی آماده داریم. شما می توانید با کار در کشور همانطور که اکنون ارائه شده است کار کنید ، اما فرصت های بسیاری محدود خواهد شد. در زیر ما در مورد نحوه عملکرد بانک اطلاعاتی بیشتر صحبت خواهیم کرد.
مرتب سازی و فیلتر کردن
کار با بانکهای اطلاعاتی قبل از هر چیز امکان سازماندهی ، انتخاب و مرتب سازی سوابق را فراهم می کند. این توابع را به پایگاه داده ما وصل کنید.
- ما اطلاعات رشته ای را که می خواهیم سازمان دهیم انتخاب می کنیم. بر روی دکمه "مرتب سازی" واقع در روبان در برگه کلیک کنید "داده" در جعبه ابزار مرتب سازی و فیلتر کردن.
مرتب سازی بر اساس تقریباً هر پارامتر قابل انجام است:
- نام الفبایی؛
- تاریخ
- شماره و غیره
- در پنجره بعدی که ظاهر می شود ، این سوال مطرح خواهد شد که آیا فقط می توانید از منطقه انتخاب شده برای مرتب سازی استفاده کنید یا به طور خودکار آن را گسترش دهید. انبساط خودکار را انتخاب کرده و بر روی دکمه کلیک کنید "مرتب سازی ...".
- پنجره تنظیمات مرتب سازی باز می شود. در زمینه مرتب سازی بر اساس نام فیلد را که از طریق آن انجام خواهد شد را مشخص کنید.
- در زمینه "مرتب سازی" دقیقاً نحوه انجام آن را نشان می دهد. برای DB بهتر است پارامتر را انتخاب کنید "ارزشها".
- در زمینه "سفارش" مرتب سازی بر اساس کدام دستور انجام شود. برای انواع مختلف اطلاعات ، مقادیر مختلفی در این پنجره نمایش داده می شود. به عنوان مثال ، برای داده های متنی - این مقدار خواهد بود "از A تا Z" یا "از Z تا A"، و برای عددی - "صعود" یا "نزولی".
- مهم است که اطمینان حاصل کنید که در اطراف مقدار است "اطلاعات من حاوی سرصفحه ها" یک علامت چک وجود داشت اگر اینگونه نیست ، پس باید آن را بگذارید.
پس از وارد کردن تمام پارامترهای لازم ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
پس از آن ، اطلاعات موجود در پایگاه داده با توجه به تنظیمات مشخص شده مرتب می شوند. در این حالت ، ما اسامی کارمندان شرکت را مرتب کرده ایم.
- یکی از راحت ترین ابزارها هنگام کار در دیتابیس اکسل ، فایرفیلت است. ما کل محدوده پایگاه داده را در بلوک تنظیمات انتخاب می کنیم مرتب سازی و فیلتر کردن بر روی دکمه کلیک کنید "فیلتر".
- همانطور که می بینید ، پس از آن در سلول های دارای نام فیلدوگرافی ها به شکل مثلث های وارونه ظاهر می شوند. ما بر روی نماد ستون که مقدار آن را فیلتر خواهیم کرد کلیک می کنیم. در پنجره ای که باز می شود ، مقادیری را که می خواهیم با آنها مخفی کنیم مخفی کنید. پس از انتخاب انتخاب ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
همانطور که می بینید ، پس از آن ، ردیف های حاوی مقادیری که ما آنها را علامت گذاری نکردیم از جدول پنهان شدند.
- برای بازگشت همه داده ها به صفحه نمایش ، روی نماد ستونی که فیلتر شده است کلیک می کنیم و در پنجره ای که باز می شود ، جعبه های مقابل همه موارد را بررسی کنید. سپس بر روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- برای حذف کامل فیلتر ، روی دکمه کلیک کنید "فیلتر" روی نوار
درس: مرتب سازی و فیلتر کردن داده ها در اکسل
جستجو
اگر یک پایگاه داده بزرگ وجود دارد ، جستجوی آن با استفاده از یک ابزار ویژه راحت است.
- برای انجام این کار ، به برگه بروید "خانه" و روی نوار در جعبه ابزار "ویرایش" بر روی دکمه کلیک کنید یافتن و برجسته کردن.
- پنجره ای باز می شود که می خواهید مقدار دلخواه را مشخص کنید. پس از آن بر روی دکمه کلیک کنید "یافتن بعدی" یا یافتن همه.
- در حالت اول ، اولین سلول که در آن مقدار مشخصی وجود دارد فعال می شود.
در حالت دوم ، کل لیست سلولهای حاوی این مقدار باز می شود.
درس: نحوه انجام جستجو در اکسل
مناطق را یخ بزنید
هنگام ایجاد بانک اطلاعاتی ، به راحتی می توان سلول ها را با نام سوابق و فیلدها درست کرد. هنگام کار با یک بانک اطلاعاتی بزرگ - این فقط شرط لازم است. در غیر این صورت ، شما باید مرتباً وقت خود را برای پیمایش از طریق برگه بگذرانید تا ببینید کدام سطر یا ستون با یک مقدار خاص مطابقت دارد.
- سلول را انتخاب کنید ، ناحیه ای که در بالا و چپ آن می خواهید تعمیر کنید. بلافاصله در زیر هدر و در سمت راست نام ورودی ها قرار خواهد گرفت.
- در برگه بودن "نمایش" بر روی دکمه کلیک کنید "مناطق قفل"واقع در گروه ابزار "پنجره". در لیست کشویی ، مقدار را انتخاب کنید "مناطق قفل".
اکنون نام فیلدها و سوابق همیشه قبل از چشمان شما خواهد بود ، مهم نیست که چقدر از صفحه داده پیمایش کنید.
درس: نحوه پین کردن یک منطقه در اکسل
لیست کشویی
برای برخی از زمینه های جدول ، سازماندهی لیست کشویی بهینه خواهد بود تا کاربران هنگام اضافه کردن رکوردهای جدید ، فقط پارامترهای خاصی را مشخص کنند. این مثلاً برای یک رشته مرتبط است "پل". در واقع ، فقط دو گزینه وجود دارد: زن و مرد.
- یک لیست اضافی ایجاد کنید. راحت تر می توان آن را روی یک برگه دیگر قرار داد. در آن ما لیستی از مقادیر را نشان می دهیم که در لیست کشویی ظاهر می شوند.
- این لیست را انتخاب کرده و با کلیک راست دکمه ماوس روی آن کلیک کنید. در منوی ظاهر شده ، را انتخاب کنید "اسم بگذار ...".
- پنجره ای که قبلاً برای ما آشنا بود باز می شود. در قسمت مربوطه ، با توجه به شرایط ذکر شده ، نام خود را به دامنه خود اختصاص می دهیم.
- ما با دیتابیس به برگه برمی گردیم. دامنه انتخاب شده را از لیست کشویی انتخاب کنید. برو به برگه "داده". روی دکمه کلیک کنید تأیید اطلاعاتواقع در روبان در جعبه ابزار "کار با داده ها".
- پنجره بررسی مقادیر قابل مشاهده باز می شود. در زمینه "نوع داده" سوئیچ را در موقعیت قرار دهید لیست. در زمینه "منبع" علامت را تنظیم کنید "=" و بلافاصله پس از آن ، بدون فاصله ، نام لیست کشویی را بنویسید ، که ما کمی بالاتر از آن قرار دادیم. پس از آن بر روی دکمه کلیک کنید "خوب".
اکنون ، هنگامی که می خواهید داده ها را در محدوده ای که محدودیت تعیین شده است وارد کنید ، لیستی ظاهر می شود که می توانید بین مقادیر واضح تنظیم شده انتخاب کنید.
اگر سعی کنید در این سلول ها نویسه های دلخواه بنویسید ، یک پیام خطا ظاهر می شود. شما باید به عقب برگردید و یک مطلب درست وارد کنید
درس: نحوه ساخت لیست کشویی در اکسل
البته اکسل از نظر قابلیت های خود نسبت به برنامه های تخصصی برای ایجاد بانک های اطلاعاتی پایین است. با این وجود دارای ابزارهایی است که در بیشتر موارد نیاز کاربرانی را که می خواهند بانک اطلاعاتی ایجاد کنند ، برآورده می کند. با توجه به اینکه ویژگی های اکسل در مقایسه با برنامه های تخصصی بسیار بهتر برای کاربران عادی شناخته شده است ، از این نظر توسعه مایکروسافت حتی برخی از مزایا را دارد.
