با نگاهی به شماره های خشک جدول ها ، در نگاه اول گرفتن تصویر بزرگی که آنها نشان می دهند دشوار است. اما ، مایکروسافت اکسل یک ابزار گرافیکی گرافیکی دارد که با استفاده از آن می توانید داده های موجود در جداول را تجسم کنید. این به شما امکان می دهد تا اطلاعات را آسانتر و سریعتر جذب کنید. این ابزار قالب بندی مشروط نامیده می شود. بیایید ببینیم چگونه می توان از قالب بندی شرطی در Microsoft Excel استفاده کرد.
گزینه های ساده قالب بندی شرطی
برای قالب ریزی یک قسمت خاص از سلول ها ، شما باید این ناحیه را انتخاب کنید (اغلب اوقات ستونی) ، و در زبانه "صفحه اصلی" ، بر روی دکمه "قالب بندی مشروط" که در نوار در نوار ابزار "Styles" قرار دارد ، کلیک کنید.
پس از آن ، منوی قالب بندی مشروط باز می شود. در اینجا سه نوع اصلی قالب بندی وجود دارد:
- هیستوگرام
- مقیاس های دیجیتال؛
- نشانها
برای قالب بندی مشروط به عنوان یک هیستوگرام ، ستون داده را انتخاب کرده و روی مورد منوی مربوطه کلیک کنید. همانطور که مشاهده می کنید ، به نظر می رسد چندین نوع هیستوگرام با شیب و پر کننده جامد انتخاب می شوند. یکی را انتخاب کنید که به نظر شما مطابق با سبک و محتوای جدول است.
همانطور که مشاهده می کنید ، هیستوگرام در سلولهای منتخب ستون ظاهر می شود. هرچه مقدار عددی در سلول ها بزرگتر باشد ، هیستوگرام طولانی تر است. علاوه بر این ، در نسخه های اکسل 2010 ، 2013 و 2016 می توان به طور صحیح مقادیر منفی را در یک هیستوگرام نمایش داد. اما نسخه 2007 چنین فرصتی ندارد.
در هنگام استفاده از نوار رنگی به جای هیستوگرام ، همچنین می توانید گزینه های مختلفی را برای این ابزار انتخاب کنید. در این حالت ، به عنوان یک قاعده ، هرچه مقدار آن در سلول بیشتر باشد ، رنگ مقیاس اشباع تر می شود.
جالب ترین و پیچیده ترین ابزار در بین این مجموعه از توابع قالب بندی ، آیکون ها هستند. چهار گروه اصلی از آیکون ها وجود دارد: جهت ها ، شکل ها ، شاخص ها و رتبه بندی ها. هر گزینه ای که توسط کاربر انتخاب شده باشد شامل ارزیابی آیکون های مختلف هنگام ارزیابی محتویات سلول است. کل منطقه انتخاب شده توسط اکسل اسکن می شود و کلیه مقادیر سلولی با توجه به مقادیر مشخص شده در آنها به قسمتهایی تقسیم می شوند. نمادهای سبز بیشترین مقادیر را دارند ، محدوده زرد تا مقادیر وسط و مقادیر واقع در کوچکترین سوم با نمادهای قرمز مشخص شده اند.
در هنگام انتخاب فلش ، به عنوان نمادها ، علاوه بر طراحی رنگ ، از سیگنالینگ به شکل جهت نیز استفاده می شود. بنابراین ، فلش به سمت بالا به مقادیر بزرگ ، در سمت چپ - به مقادیر متوسط ، پایین - برای مقادیر کوچک اعمال می شود. هنگام استفاده از ارقام ، بزرگترین مقادیر با یک دایره ، متوسط با یک مثلث و کوچک با لوزی مشخص شده اند.
قوانین انتخاب سلول
به طور پیش فرض ، از قاعده ای استفاده می شود که در آن تمام سلول های قطعه انتخاب شده با توجه به مقادیر واقع شده در آنها ، توسط یک رنگ یا نماد مشخص مشخص می شوند. اما با استفاده از منو ، که قبلاً نیز در بالا به آن اشاره کردیم ، می توانید قوانین نامگذاری دیگر را نیز اعمال کنید.
روی "فهرست قوانین انتخاب سلول" روی گزینه منو کلیک کنید. همانطور که می بینید ، هفت قانون اساسی وجود دارد:
- بیشتر؛
- کمتر؛
- به همان اندازه؛
- بین؛
- تاریخ
- مقادیر کپی کنید.
کاربرد این اقدامات را به عنوان مثال در نظر بگیرید. طیف وسیعی از سلول ها را انتخاب کرده و روی مورد "بیشتر ..." کلیک کنید.
پنجره ای باز می شود که در آن شما باید مقادیر بیشتری از شماره را برجسته کنید. این کار در قسمت "قالبهای سلولهای بزرگتر" انجام می شود. به طور پیش فرض ، میانگین مقدار دامنه به طور خودکار در اینجا وارد می شود ، اما می توانید هر مورد دیگری را تنظیم کنید ، یا آدرس سلولی را که حاوی این شماره است ، تعیین کنید. گزینه دوم برای جداول پویا که در آن داده ها دائما در حال تغییر است یا برای سلولی که فرمول در آن اعمال می شود مناسب است. به عنوان مثال ، ما مقدار را به 20،000 تنظیم می کنیم.
در قسمت بعدی ، باید تصمیم بگیرید که سلول ها چگونه برجسته می شوند: پر رنگ قرمز و رنگ قرمز تیره (به طور پیش فرض)؛ متن پر زرد و زرد تیره؛ متن قرمز و غیره علاوه بر این ، یک قالب سفارشی نیز وجود دارد.
وقتی به این مورد می روید ، پنجره ای باز می شود که می توانید با استفاده از گزینه های مختلف قلم ، پر و حاشیه ، گزینه را ویرایش کنید.
پس از تصمیم گیری ، با مقادیر موجود در پنجره تنظیمات برای انتخاب قوانین ، بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
همانطور که مشاهده می کنید ، طبق قانون تعیین شده ، سلول ها انتخاب می شوند.
با همان اصل ، مقادیر هنگام اعمال قوانین کمتر ، بین و مساوی اختصاص داده می شوند. فقط در حالت اول ، سلولها كمتر از مقداری كه توسط شما تعیین شده است ، اختصاص داده می شوند. در حالت دوم ، فاصله ای از اعداد تعیین می شود ، سلول هایی که با آنها اختصاص داده می شوند. در مورد سوم ، یک عدد مشخص مشخص می شود و فقط افراد حاوی آن انتخاب می شوند.
متن حاوی قانون انتخاب است که عمدتا در سلول های قالب متن اعمال می شود. در پنجره تنظیم قاعده ، باید کلمه ، بخشی از کلمه یا مجموعه ای متوالی از کلمات را مشخص کنید ، در صورت یافتن ، سلول های مربوطه به روشی که تنظیم می کنید برجسته می شوند.
قانون Date برای سلولهایی که حاوی مقادیر در قالب تاریخ هستند اعمال می شود. در عین حال ، در تنظیمات می توانید انتخاب سلول ها را بر اساس زمان وقوع یا وقوع آن تنظیم کنید: امروز ، دیروز ، فردا ، برای 7 روز گذشته و غیره.
با استفاده از قانون "مقادیر تکرار" ، می توانید انتخاب سلول را مطابق با اینکه داده های قرار داده شده در آنها مطابقت دارد با یکی از معیارها پیکربندی کنید: آیا داده ها تکرار شده یا منحصر به فرد هستند.
قوانینی برای انتخاب مقادیر اول و آخر
علاوه بر این ، منوی قالب بندی شرطی مورد جالب دیگری نیز دارد - "قوانینی برای انتخاب اولین و آخرین مقادیر". در اینجا می توانید تنها بزرگترین یا کوچکترین مقادیر را در دامنه سلول تنظیم کنید. در همان زمان ، می توان از انتخاب استفاده کرد ، هم با مقادیر نظم و هم در درصد. معیار انتخاب زیر وجود دارد که در موارد منوی مربوطه نشان داده شده است:
- 10 عنصر اول؛
- 10٪ اول؛
- آخرین 10 مورد؛
- آخرین 10٪؛
- بالاتر از متوسط؛
- زیر میانگین
اما بعد از کلیک روی مورد مربوطه ، می توانید قوانین را کمی تغییر دهید. پنجره ای باز می شود که در آن نوع انتخاب انتخاب می شود و در صورت تمایل می توانید مرز انتخاب دیگری را تنظیم کنید. به عنوان مثال ، با کلیک بر روی مورد "10 عنصر اول" ، در پنجره ای که باز می شود ، در قسمت "قالب اول سلول ها" ، عدد 10 را با 7 جایگزین می کنیم. بنابراین ، پس از کلیک بر روی دکمه "OK" ، 10 مقدار بزرگتر انتخاب نمی شوند بلکه فقط 7
ایجاد قوانین
در بالا ، ما در مورد قوانینی که از قبل در اکسل تنظیم شده است صحبت کردیم و کاربر می تواند به راحتی هر یک از آنها را انتخاب کند. اما علاوه بر این ، در صورت تمایل ، کاربر می تواند قوانین خاص خود را ایجاد کند.
برای انجام این کار ، بر روی مورد "سایر قوانین ..." واقع در پایین لیست در هر زیر بخش از فهرست فرمت مشروط کلیک کنید یا بر روی آیتم "ایجاد یک قانون ..." واقع در پایین منوی اصلی قالب بندی مشروط کلیک کنید.
پنجره ای باز می شود که باید یکی از شش نوع قانون را انتخاب کنید:
- تمام سلول ها را بر اساس مقادیر خود قالب بندی کنید.
- فقط سلولهایی را تشکیل دهید که حاوی آن هستند.
- فقط اولین و آخرین مقادیر را قالب بندی کنید.
- فقط مقادیر فراتر از متوسط یا متوسط را قالب بندی کنید.
- فقط مقادیر منحصر به فرد یا تکراری را قالب بندی کنید.
- از یک فرمول برای تعریف سلولهای فرمت شده استفاده کنید.
طبق نوع انتخاب شده قوانین ، در قسمت پایین پنجره باید با تنظیم مقادیر ، فواصل و مقادیر دیگر ، تغییر در توضیحات قوانین را پیکربندی کنید ، که قبلاً در زیر توضیح داده ایم. فقط در این حالت ، تنظیم این مقادیر انعطاف پذیر تر خواهد بود. بلافاصله تنظیم می شود ، با تغییر قلم ، مرزها و پر کردن ، نحوه انتخاب دقیقاً چگونه ظاهر می شود. پس از اتمام تمام تنظیمات ، برای ذخیره تغییرات باید بر روی دکمه "OK" کلیک کنید.
مدیریت قانون
در اکسل می توانید چندین قانون را به طور هم زمان در همان محدوده سلول اعمال کنید ، اما تنها آخرین قانون وارد شده بر روی صفحه نمایش داده می شود. به منظور تنظیم اجرای قوانین مختلف در مورد طیف خاصی از سلول ها ، باید این محدوده را انتخاب کنید و در منوی اصلی برای قالب بندی شرطی ، به مورد مدیریت قانون بروید.
پنجره ای باز می شود که کلیه قوانینی که در مورد دامنه انتخاب شده سلول اعمال می شود ارائه می شود. قوانین از بالا به پایین همانطور که ذکر شده است اعمال می شوند. بنابراین ، اگر قوانین با یکدیگر متناقض باشند ، در واقع اجرای تنها جدیدترین آنها روی صفحه نمایش داده می شود.
برای تعویض قوانین ، دکمه هایی به شکل فلش وجود دارد که به سمت بالا و پایین حرکت می کنند. برای اینکه یک قاعده روی صفحه نمایش داده شود ، باید آن را انتخاب کرده و بر روی دکمه به شکل فلش به سمت پایین کلیک کنید تا زمانی که این قانون آخرین خط را در لیست بگیرد.
گزینه دیگری وجود دارد. شما باید کادر موجود در ستون را با نام "Stop if true" خلاف قاعده مورد نیاز خود بررسی کنید. بنابراین ، با گذر از قوانین از بالا به پایین ، برنامه دقیقاً در قاعده بعدی که این مارک در آن قرار دارد متوقف خواهد شد و پایین نخواهد آمد ، به این معنی که این قانون در واقع تحقق خواهد یافت.
در همان پنجره دکمه هایی برای ایجاد و تغییر قانون انتخاب شده وجود دارد. پس از کلیک بر روی این دکمه ها ، پنجره های ایجاد و تغییر قوانین ، که در بالا مورد بحث قرار گرفتیم ، راه اندازی می شود.
برای حذف یک قانون ، باید آن را انتخاب کرده و بر روی دکمه "حذف قانون" کلیک کنید.
علاوه بر این ، می توانید قوانین را از طریق منوی اصلی قالب بندی شرطی حذف کنید. برای انجام این کار ، روی مورد "حذف قوانین" کلیک کنید. یک زیرمنو باز می شود که می توانید یکی از گزینه های حذف را انتخاب کنید: یا قوانین را فقط در محدوده سلولی انتخاب شده حذف کنید یا کلیه قوانینی را که در صفحه کار اکسل وجود دارد حذف کنید.
همانطور که مشاهده می کنید ، قالب بندی شرطی ابزاری بسیار قدرتمند برای تجسم داده ها در یک جدول است. با استفاده از آن می توانید جدول را طوری تنظیم کنید که اطلاعات کلی در مورد آن توسط کاربر در یک نگاه جمع شود. علاوه بر این ، قالب بندی شرطی جذابیت بزرگی به سند می بخشد.
