هر چه بیشتر نامه ها دریافت و ارسال شود ، مکاتبات بیشتری در رایانه شما ذخیره می شود. و البته ، این منجر به این واقعیت می شود که دیسک از فضا خارج می شود. همچنین ، این می تواند باعث شود که Outlook به سادگی جلوی پذیرش ایمیل ها را بگیرد. در چنین مواردی ، باید اندازه صندوق پستی خود را رصد کنید و در صورت لزوم حروف غیر ضروری را حذف کنید.
با این حال ، برای آزاد کردن فضای ، لازم نیست همه حروف را حذف کنید. مهمترین آنها به سادگی قابل بایگانی هستند. ما چگونگی انجام این کار را در این دستورالعمل توضیح خواهیم داد.
در کل ، Outlook دو راه برای بایگانی کردن نامه ها ارائه می دهد. اولی اتوماتیک و دومی دستی است.
بایگانی خودکار پیام
بیایید با راحت ترین راه شروع کنیم - این بایگانی خودکار ایمیل است.
از مزایای این روش اینست که Outlook بدون مشارکت شما ایمیل های خود را بایگانی می کند.
این معایب شامل این واقعیت است که همه نامه ها بایگانی می شوند ، چه ضروری و چه غیر ضروری.
برای پیکربندی بایگانی خودکار ، بر روی دکمه "گزینه ها" در فهرست "پرونده" کلیک کنید.
بعد ، به تب "Advanced" بروید و در گروه "Auto-Archive" ، روی دکمه "Auto-Archive Settings" کلیک کنید.
اکنون تنظیمات لازم باقی مانده است. برای انجام این کار ، کادر "بایگانی خودکار هر ... روز" را علامت بزنید و در اینجا دوره بایگانی را در روزها تنظیم می کنیم.
بعد ، تنظیمات را مطابق میل خود پیکربندی کنید. اگر می خواهید Outlook قبل از شروع بایگانی ، تأیید بخواهد ، گزینه "درخواست قبل از بایگانی خودکار" را انتخاب کنید ، در صورت عدم نیاز ، سپس کادر انتخاب را پاک کنید و برنامه همه کارها را به تنهایی انجام می دهد.
در زیر می توانید حذف خودکار حروف قدیمی را تنظیم کنید ، در آنجا می توانید حداکثر "سن" نامه را نیز تنظیم کنید. و همچنین تعیین کنید که با حروف قدیمی چه کار کنید - آنها را به یک پوشه جداگانه منتقل کنید یا آنها را به سادگی پاک کنید.
پس از تنظیمات لازم ، می توانید بر روی دکمه "اعمال تنظیمات در همه پوشه ها" کلیک کنید.
اگر می خواهید پوشه هایی را که می خواهید خود بایگانی کنید ، انتخاب کنید ، در این حالت مجبور خواهید بود به خواص هر پوشه بروید و بایگانی خودکار را در آنجا پیکربندی کنید.
و در آخر ، برای تأیید تنظیمات ، بر روی "OK" کلیک کنید.
برای لغو بایگانی خودکار ، کافی است کادر "بایگانی خودکار هر ... روز" را بردارید.
بایگانی دستی نامه ها
اکنون روش بایگانی دستی را تحلیل خواهیم کرد.
این روش بسیار ساده است و نیازی به تنظیمات اضافی از سوی کاربران نیست.
برای ارسال نامه به بایگانی ، باید آن را در لیست حروف انتخاب کرده و بر روی دکمه "بایگانی" کلیک کنید. برای بایگانی گروهی از حروف کافی است حروف لازم را انتخاب کرده و سپس همان دکمه را فشار دهید.
این روش همچنین جوانب مثبت و منفی خود را دارد.
این موارد شامل این واقعیت است که شما خودتان انتخاب می کنید که نامه ها به بایگانی نیاز دارند. خوب ، منهای بایگانی دستی است.
بنابراین ، مشتری نامه Outlook گزینه های مختلفی را برای ایجاد بایگانی نامه ها در اختیار کاربران خود قرار می دهد. برای اطمینان بیشتر ، می توانید از هر دو استفاده کنید. یعنی برای مبتدیان ، بایگانی خودکار را پیکربندی کنید و سپس در صورت لزوم ، نامه هایی را به بایگانی خود ارسال کنید و موارد غیر ضروری را حذف کنید.
