هنگام کار در اکسل ، برخی از جداول از نظر اندازه بسیار چشمگیر هستند. این امر به این واقعیت منجر می شود که اندازه سند افزایش می یابد ، گاهی اوقات حتی به ده ها مگابایت یا بیشتر نیز می رسد. افزایش وزن یک کارنامه اکسل نه تنها منجر به افزایش فضای موجود در آن بر روی هارد دیسک می شود ، بلکه مهمتر از همه ، باعث کند شدن سرعت اقدامات و فرآیندهای مختلف موجود در آن می شود. به عبارت ساده تر ، هنگام کار با چنین سندی ، اکسل شروع به کند شدن می کند. بنابراین ، مسئله بهینه سازی و کاهش اندازه چنین کتاب هایی موضوعیت پیدا می کند. بیایید ببینیم که چگونه می توان اندازه پرونده را در اکسل کاهش داد.
روش کاهش اندازه کتاب
شما باید یک فایل بزرگ را از چند جهت به یکباره بهینه کنید. بسیاری از کاربران از این امر آگاهی ندارند ، اما غالباً یک کارنامه Excel حاوی اطلاعات غیرضروری زیادی است. هنگامی که یک پرونده کوچک است ، هیچ کس توجه زیادی به آن نمی کند ، اما اگر سند فله ای شد ، شما باید آن را مطابق با همه پارامترهای ممکن بهینه کنید.
روش 1: محدوده عملیاتی را کاهش دهید
محدوده کاری منطقه ای است که در آن اکسل اقدامات را به خاطر می آورد. در هنگام بازگو کردن یک سند ، برنامه تمام سلول های موجود در فضای کاری را بازگو می کند. اما همیشه با محدوده ای که کاربر در آن کار می کند مطابقت ندارد. به عنوان مثال ، فضایی که به طور اتفاقی در زیر جدول قرار دارد ، اندازه محدوده کار را به عنصری که این فضا در آن قرار دارد ، گسترش می دهد. به نظر می رسد که اکسل هر بار دسته ای از سلول های خالی را پردازش می کند. بیایید ببینیم که چگونه می توان با استفاده از نمونه جدول مشخص این مشکل را برطرف کرد.
- ابتدا ، قبل از بهینه سازی ، به وزن آن نگاهی بیندازید تا آنچه را که بعد از عمل انجام می شود مقایسه کنید. این کار را می توان با حرکت به برگه انجام داد پرونده. به بخش بروید "جزئیات". در قسمت سمت راست پنجره ای که باز می شود ، خصوصیات اصلی کتاب نشان داده شده است. اولین مورد از خصوصیات اندازه سند است. همانطور که مشاهده می کنید ، در مورد ما 56.5 کیلوبایت است.
- اول از همه ، باید بدانید که منطقه کاری واقعی ورق تا چه اندازه با موردی که کاربر واقعاً نیاز دارد متفاوت است. این بسیار ساده است ما به هر سلول از جدول وارد می شویم و یک ترکیب کلیدی را تایپ می کنیم Ctrl + End. اکسل بلافاصله به آخرین سلول منتقل می شود ، که این برنامه عنصر نهایی فضای کاری را در نظر می گیرد. همانطور که مشاهده می کنید ، در مورد خاص ما ، این خط 913383 است. با توجه به اینکه جدول در واقع فقط شش ردیف اول را اشغال می کند ، می توانیم این واقعیت را بیان کنیم که 913377 خط در حقیقت یک بار بی فایده است ، که نه تنها اندازه پرونده را افزایش می دهد ، بلکه دلیل آن این است که محاسبه مجدد کل دامنه توسط برنامه هنگام انجام هرگونه عمل ، کار را روی سند کند می کند.
البته ، در واقعیت ، چنین شکاف بزرگی بین محدوده کاری واقعی و موردی که اکسل برای آن در نظر می گیرد بسیار نادر است و ما برای شفاف سازی خیلی از خطوط در نظر گرفتیم. اگرچه ، گاهی اوقات حتی مواردی وجود دارد که منطقه کاری کل مساحت ورق است.
- برای رفع این مشکل ، شما باید تمام خطوط را از اول خالی تا انتهای برگه حذف کنید. برای این کار سلول اول را که بلافاصله در زیر جدول قرار دارد انتخاب کنید و ترکیب کلید را تایپ کنید Ctrl + Shift + Arrow Arrow.
- همانطور که مشاهده می کنید ، پس از آن تمام عناصر ستون اول انتخاب شده و از سلول مشخص شده تا انتهای جدول شروع می شود. سپس بر روی محتویات با دکمه سمت راست ماوس کلیک کنید. در فهرست زمینه ای که باز می شود ، را انتخاب کنید حذف کنید.
بسیاری از کاربران با کلیک بر روی دکمه سعی در حذف آنها دارند. حذف کنید روی صفحه کلید ، اما درست نیست این عمل محتویات سلول را پاک می کند ، اما خود آنها را حذف نمی کند. بنابراین ، در مورد ما ، کمکی نخواهد کرد.
- بعد از انتخاب مورد "حذف ..." در فهرست زمینه ، یک پنجره کوچک برای حذف سلول باز می شود. ما سوئیچ را در آن قرار می دهیم "خط" و روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- همه ردیف های محدوده انتخاب شده حذف شده اند. با کلیک بر روی نماد diskette در گوشه سمت چپ بالای پنجره ، دوباره کتاب را ذخیره کنید.
- حالا بیایید ببینیم که چگونه این به ما کمک کرد. سلول را در جدول انتخاب کرده و میانبر را تایپ کنید Ctrl + End. همانطور که مشاهده می کنید ، اکسل آخرین سلول جدول را انتخاب کرده است ، بدین معنی که اکنون آخرین عنصر فضای کاری ورق است.
- اکنون به بخش بروید "جزئیات" زبانه ها پروندهتا دریابیم که وزن سند ما چقدر کاهش یافته است. همانطور که می بینید ، اکنون 32.5 KB است. به یاد بیاورید که قبل از روش بهینه سازی ، اندازه آن 56.5 Kb بود. بنابراین ، بیش از 1.7 برابر کاهش یافته است. اما در این حالت ، دستاورد اصلی حتی کاهش وزن پرونده نیست ، بلکه این است که اکنون این برنامه از محاسبه مجدد دامنه واقعاً بلااستفاده آزاد می شود و این باعث افزایش چشمگیر سرعت پردازش سند می شود.
اگر کتاب دارای چندین برگه است که با آنها کار می کنید ، باید رویه مشابهی را با هر یک از آنها انجام دهید. این امر بیشتر باعث کاهش اندازه سند می شود.
روش دوم: قالب بندی بیش از حد را از بین ببرید
یکی دیگر از عوامل مهم که اسناد اکسل را سخت تر می کند ، فرمت بیش از حد است. این ممکن است شامل استفاده از انواع مختلف فونت ها ، مرزها ، قالب های شماره باشد ، اما اول از همه مربوط به پر شدن سلول ها با رنگ های مختلف است. بنابراین قبل از فرمت کردن فایل اضافی ، باید دو بار فکر کنید که قطعاً ارزشش را دارد یا اینکه آیا بدون این رویه به راحتی می توانید انجام دهید.
این امر به ویژه در مورد کتابهایی که حاوی مقدار زیادی از اطلاعات هستند صادق است ، که به خودی خود دارای اندازه قابل توجهی هستند. اضافه کردن قالب بندی به یک کتاب می تواند وزن آن را حتی چندین برابر افزایش دهد. بنابراین ، شما باید یک حد وسط بین دید بین ارائه اطلاعات در سند و اندازه پرونده را انتخاب کنید ، قالب بندی را فقط در جایی که واقعاً لازم است اعمال کنید.
یکی دیگر از عوامل مرتبط با قالب بندی وزن این است که برخی از کاربران ترجیح می دهند سلول های اضافی را پر کنند. یعنی آنها نه تنها خود جدول را قالب بندی می کنند ، بلکه دامنه ای که در زیر آن وجود دارد ، گاهی اوقات حتی تا انتهای برگه نیز با این انتظار که وقتی ردیف های جدیدی به جدول اضافه می شوند ، لازم نیست هر بار دوباره آنها را قالب بندی کنیم.
اما دقیقاً مشخص نیست چه زمان خطوط جدیدی اضافه می شوند و تعداد آنها به چه تعداد اضافه می شوند و با چنین قالب بندی اولیه شما هم اکنون پرونده را سنگین تر می کنید ، که این نیز بر سرعت کار با این سند تأثیر منفی خواهد گذاشت. بنابراین ، اگر قالب بندی را روی سلولهای خالی که در جدول موجود نیستند اعمال کردید ، پس باید حذف شود.
- اول از همه ، شما باید داده هایی را که در زیر دامنه قرار دارند ، انتخاب کنید. برای این کار بر روی تعداد اولین خط خالی در پنل مختصات عمودی کلیک کنید. کل خط برجسته شده است. پس از آن ، ما از ترکیب کلید میانبر آشنا استفاده می کنیم Ctrl + Shift + Arrow Arrow.
- پس از آن ، طیف وسیعی از ردیف های زیر بخشی از جدول پر از داده ها برجسته می شوند. در برگه بودن "خانه" بر روی آیکون کلیک کنید "پاک"واقع در روبان در جعبه ابزار "ویرایش". یک منوی کوچک باز می شود. موقعیتی را در آن انتخاب کنید "قالبهای پاک".
- پس از این عمل ، قالب بندی در کلیه سلول های محدوده انتخاب شده حذف می شود.
- به همین روش ، می توانید قالب بندی غیر ضروری را در خود جدول حذف کنید. برای انجام این کار ، سلول های جداگانه یا محدوده ای را انتخاب کنید که در نظر ما قالب بندی را حداقل مفید می دانیم ، روی دکمه کلیک کنید "پاک" روی روبان و از لیست ، را انتخاب کنید "قالبهای پاک".
- همانطور که مشاهده می کنید ، قالب بندی در محدوده انتخاب شده جدول کاملاً حذف شده است.
- پس از آن ، ما به برخی از عناصر قالب بندی که به نظر مناسب می پردازیم به این محدوده باز می گردیم: مرزها ، قالب های شماره و غیره.
مراحل فوق به کاهش چشمگیر اندازه کارنامه اکسل و تسریع کار در آن کمک خواهد کرد. اما بهتر است در ابتدا از قالب بندی فقط در جایی که واقعاً مناسب و ضروری است استفاده کنید تا اینکه وقت بیشتری را صرف بهینه سازی سند کنید.
درس: قالب بندی جداول در اکسل
روش 3: پیوندها را حذف کنید
بعضی از اسناد تعداد زیادی پیوند دارند که از آنجا مقادیر کشیده می شوند. این همچنین می تواند سرعت کار در آنها را به طور جدی کند کند. پیوندهای خارجی با سایر کتابها به ویژه در این نمایش تأثیرگذار است ، گرچه پیوندهای داخلی نیز بر عملکرد تأثیر منفی می گذارد. اگر منبعی که لینک از آن اطلاعات را دریافت می کند ، مرتباً به روز نمی شود ، یعنی منطقی است که آدرس های پیوند را در سلول ها با مقادیر معمولی جایگزین کنید. این می تواند سرعت کار با یک سند را افزایش دهد. بعد از انتخاب عنصر می توانید ببینید که لینک یا مقدار در یک سلول خاص در نوار فرمول قرار دارد یا خیر.
- منطقه ای را که پیوندها در آن قرار دارند انتخاب کنید. در برگه بودن "خانه"بر روی دکمه کلیک کنید کپی کنید که در گروه تنظیمات روی نوار قرار دارد کلیپ بورد.
روش دیگر ، پس از برجسته کردن دامنه ، می توانید از ترکیب کلید فوری استفاده کنید Ctrl + C
- پس از کپی کردن داده ها ، ما انتخاب را از منطقه حذف نمی کنیم ، اما با کلیک بر روی دکمه سمت راست ماوس روی آن کلیک می کنیم. منوی زمینه راه اندازی شده است. در آن در بلوک درج گزینه ها باید روی آیکون کلیک کنید "ارزشها". به شکل نماد با اعداد نشان داده شده است.
- پس از آن ، تمام پیوندها در منطقه انتخاب شده با مقادیر آماری جایگزین می شوند.
اما به خاطر داشته باشید که این گزینه بهینه سازی کارنامه اکسل همیشه قابل قبول نیست. این می تواند تنها در مواردی استفاده شود که داده های منبع اصلی پویا نباشد ، یعنی با گذشت زمان تغییر نکنند.
روش 4: تغییر قالب
روش دیگر برای کاهش چشمگیر اندازه پرونده ، تغییر قالب آن است. این روش احتمالاً بیش از هر کس دیگری به فشرده سازی کتاب کمک می کند ، اگرچه گزینه های فوق نیز باید در ترکیب استفاده شوند.
در اکسل چندین فرمت پرونده "بومی" وجود دارد - xls ، xlsx ، xlsm ، xlsb. فرمت xls یک فرمت اساسی برای نسخه های برنامه Excel 2003 و قبل از آن بود. در حال حاضر منسوخ شده است ، اما با این وجود ، بسیاری از کاربران همچنان به استفاده از آن ادامه می دهند. علاوه بر این ، مواقعی وجود دارد که مجبور به بازگشت به کار با پرونده های قدیمی هستید که سالها پیش در زمانی که هیچ فرمت مدرنی وجود نداشت ، دوباره کار کنید. اشاره ای به این واقعیت نیست که بسیاری از برنامه های شخص ثالث که نمی دانند چگونه نسخه های بعدی اسناد اکسل را پردازش کنند ، با کتابهایی با این پسوند کار می کنند.
لازم به ذکر است که کتابی با پسوند xls بسیار بزرگتر از آنالوگ مدرن آن با فرمت xlsx است که در حال حاضر اکسل از آن به عنوان اصلی استفاده می کند. اول از همه ، این به این دلیل است که پرونده های xlsx ، در واقع ، بایگانی فشرده هستند. بنابراین ، اگر از پسوند xls استفاده می کنید ، اما می خواهید وزن کتاب را کاهش دهید ، می توانید این کار را با صرفه جویی مجدد آن با فرمت xlsx انجام دهید.
- برای تبدیل یک سند از قالب xls به فرمت xlsx ، به برگه بروید پرونده.
- در پنجره ای که باز می شود ، بلافاصله به بخش توجه کنید "جزئیات"، در آنجا مشخص شده است که این سند در حال حاضر 40 کیلو بایت وزن دارد. بعد روی نام کلیک کنید "ذخیره کنید ...".
- پنجره ذخیره باز می شود. در صورت تمایل می توانید به یک فهرست جدید در آن بروید ، اما برای اکثر کاربران راحت تر است که سند جدید را در همان منبع ذخیره کنید. نام کتاب در صورت تمایل ، می تواند در قسمت "نام پرونده" تغییر یابد ، اگرچه لازم نیست. مهمترین روش در این روش تنظیم در این زمینه است نوع پرونده ارزش "کتاب کار اکسل (.xlsx)". پس از آن ، می توانید دکمه را فشار دهید "خوب" در پایین پنجره
- پس از اتمام پس انداز ، اجازه دهید به بخش بروید "جزئیات" زبانه ها پروندهبرای دیدن چه مقدار وزن کاهش یافته است همانطور که می بینید ، اکنون 13.5 KB در مقابل 40 KB قبل از روش تبدیل است. یعنی صرفه جویی در ذخیره سازی آن در یک قالب مدرن باعث شده است که کتاب تقریباً سه بار فشرده سازی شود.
علاوه بر این ، در اکسل فرمت مدرن xlsb یا کتاب باینری مدرن وجود دارد. در آن ، سند در رمزگذاری باینری ذخیره می شود. این پرونده ها حتی کمتر از کتاب ها با فرمت xlsx وزن دارند. علاوه بر این ، زبانی که در آن نوشته شده نزدیک به اکسل است. بنابراین ، با چنین کتابهایی سریعتر از سایر برنامه های افزودنی کار می کند. در عین حال ، کتاب قالب مشخص شده از نظر کارایی و امکان استفاده از ابزارهای مختلف (قالب بندی ، کارکردها ، گرافیک و ...) به هیچ وجه از فرمت xlsx پایین نیست و از فرمت xls پیشی می گیرد.
دلیل اصلی عدم تبدیل شدن xlsb به قالب پیش فرض در اکسل این است که برنامه های شخص ثالث به سختی می توانند با آن کار کنند. به عنوان مثال ، اگر شما نیاز به صادر کردن اطلاعات از اکسل به 1C دارید ، این کار را می توان با اسناد xlsx یا xls انجام داد ، اما نه با xlsb. اما اگر قصد انتقال داده به هر برنامه شخص ثالث را ندارید ، می توانید با خیال راحت سند را در قالب xlsb ذخیره کنید. این به شما امکان می دهد تا اندازه سند را کاهش داده و سرعت کار در آن را افزایش دهید.
روش ذخیره فایل در پسوند xlsb مشابه روشی است که ما برای پسوند xlsx انجام دادیم. در برگه پرونده روی مورد کلیک کنید "ذخیره کنید ...". در پنجره ذخیره شده که باز می شود ، در قسمت نوع پرونده باید گزینه ای را انتخاب کنید "کتاب کار دودویی اکسل (* .xlsb)". سپس بر روی دکمه کلیک کنید ذخیره کنید.
ما در این قسمت به وزن سند نگاه می کنیم "جزئیات". همانطور که می بینید ، این حتی بیشتر کاهش یافته است و اکنون فقط 11.6 KB است.
با جمع بندی نتایج کلی می توان گفت که اگر با یک پرونده با فرمت xls کار می کنید ، موثرترین روش برای کاهش اندازه آن ، ذخیره آن در قالب های مدرن xlsx یا xlsb است. اگر از داده های پسوند پرونده استفاده می کنید ، برای کاهش وزن آنها ، باید فضای کاری را به درستی پیکربندی کنید ، قالب بندی بیش از حد و پیوندهای غیرضروری را حذف کنید. اگر تمام این اقدامات را در یک مجموعه انجام دهید ، بیشترین بازده را خواهید داشت و خود را تنها به یک گزینه محدود نکنید.
