هنگام تهیه پروژه های بزرگ ، قدرت یک کارمند اغلب کافی نیست. یک گروه کاملاً متخصص در چنین کارهایی شرکت می کنند. طبعاً هرکدام از آنها باید به سند دسترسی پیدا کنند که این موضوع کار مشترک است. در این راستا ، مسئله تضمین دسترسی همزمان جمعی بسیار ضروری می شود. اکسل ابزارهای در دسترس خود دارد که می تواند آن را تهیه کند. بیایید تفاوت های ظریف برنامه اکسل را در شرایط کار همزمان چند کاربر با یک کتاب درک کنیم.
روند کار تیمی
اکسل نه تنها می تواند دسترسی کلی به پرونده را فراهم کند بلکه برخی از مشکلات دیگر را که در جریان همکاری با یک کتاب ظاهر می شود ، حل می کند. به عنوان مثال ، ابزارهای برنامه به شما امکان می دهد تغییرات ایجاد شده توسط شرکت کنندگان مختلف را ردیابی کنید ، همچنین آنها را تأیید یا رد کنید. ما می فهمیم که این برنامه برای کاربرانی که با یک کار مشابه مواجه هستند ، چه چیزی می تواند ارائه دهد.
اشتراک گذاری
اما همه ما متوجه می شویم که چگونه یک پرونده را به اشتراک بگذارید. اول از همه ، باید گفت که روش فعال کردن حالت همکاری با یک کتاب نمی تواند روی سرور بلکه فقط روی رایانه محلی انجام شود. بنابراین ، اگر سند در سرور ذخیره می شود ، اول از همه ، باید به رایانه محلی شما منتقل شود و در آنجا تمام اقدامات شرح داده شده در زیر باید از قبل انجام شود.
- پس از ایجاد کتاب ، به برگه بروید "بررسی" و روی دکمه کلیک کنید "دسترسی به کتاب"که در بلوک ابزار واقع شده است "تغییر".
- سپس پنجره کنترل دسترسی به پرونده فعال می شود. کادر کنار پارامتر موجود در آن را علامت بزنید. "به چندین کاربر اجازه دهید همزمان کتاب را ویرایش کنند". بعد روی دکمه کلیک کنید "خوب" در پایین پنجره
- کادر محاوره ای ظاهر می شود که از شما خواسته می شود فایل را با تغییراتی که در آن ایجاد شده است ، ذخیره کنید. روی دکمه کلیک کنید "خوب".
پس از مراحل فوق ، به اشتراک گذاری پرونده از دستگاه های مختلف و تحت حساب های کاربری مختلف باز خواهد شد. این نشان می دهد که در قسمت بالایی پنجره پس از عنوان کتاب نام حالت دسترسی نمایش داده می شود - "عمومی". اکنون دوباره می توان فایل را به سرور منتقل کرد.
تنظیم پارامتر
علاوه بر این ، همه در همان پنجره دسترسی به پرونده ، می توانید تنظیمات عملکرد همزمان را پیکربندی کنید. می توانید این کار را بلافاصله هنگام روشن کردن حالت همکاری انجام دهید ، یا می توانید تنظیمات را بعداً ویرایش کنید. اما ، البته ، تنها کاربر اصلی که کار کلی را با پرونده هماهنگ می کند می تواند آنها را مدیریت کند.
- برو به برگه "جزئیات".
- در اینجا می توانید مشخص کنید که آیا می توانید سیاهههای مربوط به تغییر را نگه دارید ، و اگر چنین باشد ، چه زمانی (بطور پیش فرض ، 30 روز گنجانده شده است).
همچنین نحوه بروزرسانی تغییرات را تعیین می کند: فقط در صورت ذخیره کتاب (به طور پیش فرض) یا پس از مدت زمانی مشخص.
یک پارامتر بسیار مهم این مورد است "برای تغییرات متناقض". این نشان می دهد که اگر چندین کاربر به طور همزمان در حال ویرایش همان سلول هستند ، چگونه باید برنامه رفتار کند. به طور پیش فرض ، شرط درخواست ثابت تنظیم شده است ، اقدامات کدام یک از شرکت کنندگان در پروژه مزایایی دارد. اما می توانید یک شرط ثابت را در نظر بگیرید که در آن مزیت همیشه کسی خواهد بود که موفق به تغییر در ابتدا شود.
علاوه بر این ، در صورت تمایل می توانید گزینه های چاپ و فیلترها را از نمای شخصی با غیرفعال کردن موارد مربوطه غیرفعال کنید.
پس از آن ، فراموش نکنید که با کلیک بر روی دکمه ، تغییرات ایجاد شده را مرتکب شوید "خوب".
باز کردن یک پرونده مشترک
باز کردن فایلی که اشتراک گذاری در آن فعال است از ویژگی های بسیاری برخوردار است.
- اکسل را راه اندازی کنید و به برگه بروید پرونده. بعد روی دکمه کلیک کنید "باز".
- پنجره باز کتاب شروع می شود. به دایرکتوری سرور یا هارد دیسک رایانه ای که کتاب در آن قرار دارد بروید. نام آن را انتخاب کرده و بر روی دکمه کلیک کنید "باز".
- کتاب عمومی باز می شود. حال در صورت تمایل می توانیم نام مورد نظر را تغییر دهیم که در آن تغییرات پرونده را در سیاهه نمایش می دهیم. برو به برگه پرونده. بعد به بخش منتقل می شویم "گزینه ها".
- در بخش "عمومی" یک بلوک تنظیمات وجود دارد "شخصی سازی مایکروسافت آفیس". در اینجا در زمینه نام کاربری می توانید نام حساب خود را به هر کس دیگری تغییر دهید. پس از اتمام تمام تنظیمات ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
اکنون می توانید کار را با سند شروع کنید.
اقدامات اعضا را مشاهده کنید
همکاری فراهم می کند نظارت و هماهنگی مداوم بر عملکرد همه اعضای گروه.
- برای مشاهده عملکردهای انجام شده توسط یک کاربر خاص هنگام کار بر روی یک کتاب ، در این برگه است "بررسی" بر روی دکمه کلیک کنید اصلاحاتکه در گروه ابزار قرار دارد "تغییر" روی نوار در منوی باز شده بر روی دکمه کلیک کنید اصلاحات برجسته.
- پنجره بررسی پچ باز می شود. به طور پیش فرض ، پس از به اشتراک گذاری کتاب ، ردیابی اصلاحات به طور خودکار روشن می شود ، همانطور که توسط یک علامت چک در کنار مورد مربوط نشان می دهد.
همه تغییرات ضبط می شوند ، اما به طور پیش فرض روی صفحه نمایش آنها به عنوان علائم رنگ سلول ها در گوشه بالا سمت چپ آنها نمایش داده می شوند ، فقط از آخرین باری که این سند توسط یکی از کاربران ذخیره شده است. علاوه بر این ، اصلاحات کلیه کاربران در طیف وسیعی از برگه در نظر گرفته شده است. اقدامات هر یک از شرکت کنندگان در یک رنگ جداگانه مشخص شده است.
اگر روی یک سلول مشخص شده شناور باشید ، یک یادداشت باز می شود ، که نشان می دهد چه کسی و چه زمان عمل مربوطه انجام شده است.
- برای تغییر قوانین نمایش اصلاحات ، به پنجره تنظیمات برمی گردیم. در زمینه "با زمان" گزینه های زیر برای انتخاب یک دوره برای مشاهده اصلاحات موجود است:
- نمایش از آخرین ذخیره؛
- تمام اصلاحات ذخیره شده در پایگاه داده؛
- مواردی که هنوز مشاهده نشده اند.
- با شروع از تاریخ مشخص شده
در زمینه "کاربر" شما می توانید یک شرکت کننده خاص را انتخاب کنید که تصحیحات آن نمایش داده می شود ، یا نمایش عملکرد همه کاربران به جز خود شما باقی می ماند.
در زمینه "در محدوده"می توانید محدوده خاصی را روی برگه مشخص کنید ، که اقدامات اعضای تیم برای نمایش در صفحه شما را در نظر می گیرد.
علاوه بر این ، با چک کردن کادرهای کنار موارد جداگانه ، می توانید اصلاحات برجسته در صفحه را فعال کرده یا غیرفعال کنید و تغییرات را روی یک صفحه جداگانه نمایش دهید. پس از تنظیم تمام تنظیمات ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- پس از آن اقدامات شرکت کنندگان با در نظر گرفتن تنظیمات وارد شده روی برگه نمایش داده می شود.
بررسی کاربر
کاربر اصلی توانایی اعمال یا رد ویرایش سایر شرکت کنندگان را دارد. این موارد به مراحل زیر نیاز دارد.
- در برگه بودن "بررسی"بر روی دکمه کلیک کنید اصلاحات. مورد را انتخاب کنید اصلاحات را بپذیرید.
- بعد ، یک پنجره بررسی پچ باز می شود. در آن ، شما باید تنظیماتی را برای انتخاب آن دسته از تغییراتی ایجاد کنید که می خواهیم آنها را تأیید یا رد کنیم. عملیات موجود در این پنجره مطابق با همان نوع انجام می شود که در بخش قبلی در نظر گرفتیم. بعد از انجام تنظیمات ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- در پنجره بعدی تمام اصلاحاتی که پارامترهایی را که قبلاً انتخاب کرده بودیم را نشان می دهد. پس از برجسته سازی یک اصلاح خاص در لیست اقدامات ، و کلیک کردن روی دکمه مربوطه که در پایین پنجره زیر لیست قرار دارد ، می توانید این مورد را بپذیرید یا آن را امتناع کنید. همچنین امکان پذیرش گروهی یا رد این همه عملیات وجود دارد.
کاربر را حذف کنید
مواقعی وجود دارد که کاربر شخصی باید حذف شود. این ممکن است به این دلیل باشد که وی پروژه را ترک کرده است و صرفاً به دلایل فنی ، به عنوان مثال ، اگر حساب به صورت نادرست وارد شده یا شرکت کننده شروع به کار از دستگاه دیگری کرده است. در اکسل چنین فرصتی وجود دارد.
- برو به برگه "بررسی". در بلوک "تغییر" بر روی دکمه نوار کلیک کنید "دسترسی به کتاب".
- پنجره کنترل دسترسی فایل آشنا باز می شود. در برگه ویرایش کنید لیستی از کلیه کاربرانی که با این کتاب کار می کنند وجود دارد. نام شخصی را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید و بر روی دکمه کلیک کنید حذف کنید.
- پس از آن ، یک کادر گفتگو باز می شود که در آن اخطار داده می شود که اگر این شرکت کننده در حال حاضر در حال ویرایش کتاب باشد ، تمام اقدامات وی ذخیره نمی شود. اگر به تصمیم خود اطمینان دارید ، کلیک کنید "خوب".
کاربر حذف خواهد شد.
محدودیت های عمومی کتاب
متأسفانه ، کار همزمان با یک پرونده در اکسل محدودیتهای زیادی را فراهم می کند. در یک پرونده مشترک ، هیچ یک از کاربران ، از جمله شرکت کننده اصلی ، نمی توانند عملیات زیر را انجام دهند:
- ایجاد یا تغییر اسکریپت ها.
- جداول ایجاد کنید
- سلول ها را جدا یا ادغام کنید.
- دستکاری با داده های XML
- جداول جدید ایجاد کنید.
- حذف ورق.
- قالب بندی مشروط و تعدادی اقدامات دیگر را انجام دهید.
همانطور که مشاهده می کنید محدودیت ها کاملاً قابل توجه است. به عنوان مثال ، اگر اغلب می توانید بدون کار با داده های XML ، کاری انجام دهید ، پس بدون ایجاد جداول ، تصور نمی کنید که در Excel کار کنید. در صورت نیاز به ایجاد یک جدول جدید ، ادغام سلولها یا انجام سایر اقدامات از لیست بالا چه کاری باید انجام شود؟ یک راه حل وجود دارد ، و بسیار ساده است: شما باید به طور موقت اشتراک اسناد را خاموش کنید ، تغییرات لازم را انجام دهید و دوباره ویژگی همکاری را دوباره متصل کنید.
اشتراک گذاری غیرفعال است
پس از اتمام کار روی پروژه ، یا در صورت لزوم ایجاد تغییراتی در پرونده ، لیستی که در بخش قبلی در مورد آن صحبت کردیم ، لازم است حالت همکاری را خاموش کنید.
- اول از همه ، همه شرکت کنندگان باید تغییرات را ذخیره کنند و از پرونده خارج شوند. فقط کاربر اصلی برای کار با سند باقی مانده است.
- اگر بعد از حذف دسترسی اشتراك ، باید گزارش عملیات را ذخیره كنید ، در صورت قرار گرفتن در برگه "بررسی"بر روی دکمه کلیک کنید اصلاحات روی نوار در منوی باز شده ، را انتخاب کنید "اصلاحات برجسته ...".
- پنجره برجسته پچ باز می شود. تنظیمات اینجا باید به صورت زیر تنظیم شود. در زمینه "به موقع" پارامتر تنظیم کنید "همه". مخالف نام زمینه "کاربر" و "در محدوده" باید بردارید روشی مشابه باید با پارامتر انجام شود "اصلاحات برجسته در صفحه". اما در مقابل پارامتر "تغییر در یک برگه جداگانه"در عوض ، تیک باید تنظیم شود. پس از اتمام تمام دستکاری های بالا ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- پس از آن برنامه یک برگه جدید به نام ایجاد می کند مجله، که شامل کلیه اطلاعات مربوط به ویرایش این پرونده در قالب جدول است.
- اکنون باقی مانده است که اشتراکی را مستقیماً غیرفعال کنید. برای انجام این کار ، در برگه واقع شده است "بررسی"، روی دکمه ای که قبلاً می شناسیم کلیک کنید "دسترسی به کتاب".
- پنجره کنترل اشتراک گذاری شروع می شود. برو به برگه ویرایش کنیداگر پنجره در برگه دیگری راه اندازی شد. علامت آن را بردارید "به چندین کاربر اجازه دهید همزمان فایل را تغییر دهند". برای رفع تغییرات ، روی دکمه کلیک کنید "خوب".
- کادر محاوره ای باز می شود که در آن اخطار داده می شود که انجام این عمل ، اشتراک سند را غیرممکن می کند. اگر کاملاً به تصمیمی اتخاذ شده اطمینان دارید ، سپس بر روی دکمه کلیک کنید بله.
پس از مراحل فوق ، اشتراک پرونده بسته خواهد شد و ورود به سیستم پاک (پاک) پاک می شود. اطلاعات مربوط به عملیات قبلاً انجام شده اکنون می تواند به صورت جدول فقط بر روی یک برگه مشاهده شود مجلهاگر قبلاً اقدامات مناسبی برای ذخیره این اطلاعات انجام شده باشد.
همانطور که مشاهده می کنید ، برنامه اکسل امکان فعال کردن اشتراک فایل و کار همزمان با آن را فراهم می کند. علاوه بر این ، با استفاده از ابزارهای ویژه می توانید اقدامات تک تک اعضای کارگروه را پیگیری کنید. این حالت هنوز برخی از محدودیت های عملکردی را دارد که البته با غیرفعال کردن موقتی دسترسی مشترک و انجام عملیات لازم در شرایط عادی کار می توان دور زد.
